Έτοιμο μήνυμα check-in (πρότυπο στα αγγλικά, για ξένους επισκέπτες)
Συμπληρώστε ό,τι είναι μέσα σε [αγκύλες]. Επισυνάψτε φωτογραφία στα βήματα 2, 3 και 5.
Hi [Name], we're looking forward to having you at [Property]. Here is everything you need to get in:
- Address: [street, number, area, postcode]. Map pin: [link].
- Entrance: use the [left / glass / side] street door, number [X]. The building has [two] doors, and ours is the one in the photo.
- Intercom: look for "[ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ / PAPADOPOULOS]". You don't need to ring it if you have the code.
- Floor: we're on floor [X]. In Greece the ground floor is 0 and "1" is one floor up. [Our building also has a mezzanine (ημιόροφος, "Η" on the lift).] Press [button] in the lift.
- Key: the lockbox is [where]. Code: [code]. Photo attached.
- Wi-Fi: [network] / [password].
- If anything doesn't work: call [Name] on [number] between [hours]. Outside those hours, [backup].
- House guide: [link].
Το ίδιο μήνυμα στα ελληνικά
Γεια σας [Όνομα], σας περιμένουμε στο [Κατάλυμα]. Ό,τι χρειάζεστε για να μπείτε:
- Διεύθυνση: [οδός, αριθμός, περιοχή, ΤΚ]. Τοποθεσία στον χάρτη: [link].
- Είσοδος: η [αριστερή / γυάλινη / πλαϊνή] πόρτα, αριθμός [X]. Η πολυκατοικία έχει [δύο] εισόδους· η δική μας είναι αυτή της φωτογραφίας.
- Κουδούνι: «[ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ]». Αν έχετε τον κωδικό, δεν χρειάζεται να χτυπήσετε.
- Όροφος: [X]ος[, υπάρχει και ημιόροφος]. Πατήστε [κουμπί] στο ασανσέρ.
- Κλειδί: η κλειδοθήκη βρίσκεται [πού]. Κωδικός: [κωδικός]. Σας επισυνάπτω φωτογραφία.
- Wi-Fi: [δίκτυο] / [κωδικός].
- Αν κάτι δεν λειτουργεί: τηλεφωνήστε στον/στην [Όνομα] στο [αριθμός], από [ώρα] έως [ώρα]. Εκτός αυτών των ωρών: [εναλλακτική λύση].
- Οδηγός του σπιτιού: [link].
Το βήμα 7 είναι το πιο σημαντικό. Το «στείλτε μου μήνυμα» δεν είναι λύση στη μία τα ξημερώματα. Δώστε όνομα, τηλέφωνο και τις ώρες που πραγματικά απαντάτε.
Πότε στέλνετε τις οδηγίες
Ένα απλό πρόγραμμα που ταιριάζει στα περισσότερα μικρά καταλύματα: ένα σύντομο καλωσόρισμα μόλις γίνει η κράτηση, οι πλήρεις οδηγίες λίγες μέρες πριν από την άφιξη και μια σύντομη υπενθύμιση την ημέρα της άφιξης. Αν λείπουν οι οδηγίες από την επιβεβαίωση, ο επισκέπτης μπορεί να δυσκολευτεί να βρει πώς θα μπει. Από κριτική επισκέπτη για διαμέρισμα στην Αθήνα: "the host ignored all form of communication to help us gain entry as there were no instructions on the confirmation" (ο οικοδεσπότης αγνόησε κάθε προσπάθειά μας να επικοινωνήσουμε για να μπούμε, αφού δεν υπήρχαν οδηγίες στην επιβεβαίωση) (κριτική στο VacationRenter).
Άφιξη αργά το βράδυ: το μήνυμα πριν ταξιδέψουν
Hi [Name], quick question so your arrival goes smoothly: what's your flight number or ferry, and what time do you land? Self check-in is available from [time], so you don't need to rush. If you're delayed, just send me a message. [The code works at any hour.] If something goes wrong after [time], call [backup name] on [number].
Στα ελληνικά:
Γεια σας [Όνομα], μια ερώτηση για να πάνε όλα ομαλά: ποια είναι η πτήση ή το πλοίο σας και τι ώρα φτάνετε; Από τις [ώρα] και μετά μπορείτε να μπείτε μόνοι σας στο κατάλυμα, οπότε δεν χρειάζεται να βιάζεστε. Αν καθυστερήσετε, απλώς στείλτε μου μήνυμα. [Ο κωδικός λειτουργεί όλο το 24ωρο.] Αν κάτι πάει στραβά μετά τις [ώρα], καλέστε τον/την [Όνομα] στο [αριθμός].
Τη φράση για το 24ωρο κρατήστε τη μόνο αν ισχύει στο κατάλυμά σας.
Για νησιά με πλοία δείτε τους οδηγούς για Νάξο και Πάρο, και για βίλες με πτήσεις που φτάνουν αργά, για Κρήτη και Κέρκυρα.
«Η πόρτα δεν ανοίγει»: τι ζει ο επισκέπτης, τι στέλνετε
Έτσι το ζει ο επισκέπτης: "When we arrived the code to the door didn't work. We messaged the host but they were asleep. Airbnb also tried to contact them. At 3am Airbnb cancelled our reservation and we got a Hotel room." (Ο κωδικός δεν άνοιγε, ο οικοδεσπότης κοιμόταν και στις 3 τα ξημερώματα η Airbnb ακύρωσε την κράτηση.) (συζήτηση στο Reddit, r/airbnb_hosts, αρχειοθετημένο αντίγραφο)
Η πρώτη απάντηση (ανθρώπινη, συγκεκριμένη)
Λυπάμαι πολύ, [Όνομα]· ας το λύσουμε αμέσως. Ελέγξτε δύο πράγματα: ότι είστε στην πόρτα με αριθμό [X] (αυτή της φωτογραφίας) και ότι πατήσατε [#/✓] μετά τον κωδικό. [Αν πάλι δεν ανοίξει, δοκιμάστε τον εφεδρικό κωδικό [κωδικός 2].] Αν δεν γίνεται, ο/η [Όνομα] μπορεί να έρθει με κλειδί σε [X] λεπτά· τηλέφωνο: [αριθμός].
Ο εφεδρικός κωδικός υπάρχει μόνο σε έξυπνες κλειδαριές. Με απλή κλειδοθήκη, σβήστε αυτή τη γραμμή και πηγαίνετε κατευθείαν στο εφεδρικό κλειδί.
Μην απαντάτε με τυποποιημένο ή αυτόματο μήνυμα. Από άλλη κριτική για διαμέρισμα στην Αθήνα: "I reported the fault to the company and just got an automated reply saying 'entry is by using the door code'. No personal message or acknowledgement of the issue" (περίληψη: πήρα μόνο αυτόματη απάντηση ότι «η είσοδος γίνεται με τον κωδικό», χωρίς προσωπικό μήνυμα) (κριτική στο Planet of Hotels).
Το εφεδρικό σχέδιο
Πριν από κάθε άφιξη να έχετε έτοιμο τουλάχιστον ένα από αυτά: δεύτερο κωδικό (σε έξυπνη κλειδαριά), έναν γείτονα ή κάποιον με εφεδρικό κλειδί, ή ένα κοντινό κατάστημα ή σημείο παράδοσης κλειδιών. Αν ο επισκέπτης και πάλι δεν μπορεί να μπει, δείτε τι προβλέπει η Airbnb στο άρθρο βοήθειας για επισκέπτες που δεν μπορούν να μπουν.
Δηλώστε ξεκάθαρα τις ώρες που είστε διαθέσιμοι
Δεν χρειάζεται να υπόσχεστε 24/7· αρκεί να είστε σαφείς και να προβλέψετε βοήθεια για αφίξεις εκτός των ωρών σας. Ένας οικοδεσπότης στο ίδιο νήμα έγραψε ότι έλεγε στους επισκέπτες πως η κλειδοθήκη λειτουργεί όλο το 24ωρο, αλλά ο ίδιος είναι διαθέσιμος από τις 9 το πρωί έως τις 9 το βράδυ: "I always advised guests that although they had 24 hour lockbox access that I was only available 9am a [sic] 9pm." Γράψτε στο μήνυμα τις ώρες σας και ποιος καλύπτει τις υπόλοιπες.
Λίστα για ελληνικές πολυκατοικίες
- Δύο είσοδοι: πείτε ποια, με αριθμό ή χρώμα και φωτογραφία.
- Κουδούνι: γράψτε το όνομα ακριβώς όπως φαίνεται, με ελληνικούς και λατινικούς χαρακτήρες.
- Όροφοι: για ξένους επισκέπτες εξηγήστε ότι το ισόγειο είναι 0, και αν υπάρχει ημιόροφος, ποιο κουμπί πατάνε στο ασανσέρ.
- Αριθμός οδού: πείτε αν δεν φαίνεται καλά ή αν η είσοδος είναι σε πάροδο.
- Ώρες κοινής ησυχίας: αναφέρετέ τις ευγενικά, μαζί με τυχόν κανόνες της πολυκατοικίας.
Συμπληρώστε το με AI και μετά ελέγξτε το
Δώστε το πρότυπο στο ChatGPT ή στο Claude μαζί με τα στοιχεία σας και ζητήστε το μήνυμα στη γλώσσα του επισκέπτη. Μη γράφετε εκεί τους πραγματικούς κωδικούς της πόρτας ή της κλειδοθήκης· αφήστε το [κωδικός] και συμπληρώστε το εσείς στο τέλος. Μετά διαβάστε κάθε γραμμή πριν το στείλετε. Το AI δεν ξέρει ποια πόρτα είναι η δική σας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι περιέχουν οι οδηγίες check-in;
Διεύθυνση με τοποθεσία στον χάρτη, τη σωστή είσοδο, το όνομα στο κουδούνι, τον όροφο, το κλειδί ή τον κωδικό με φωτογραφία, το Wi-Fi, άτομο επικοινωνίας με ώρες και σύνδεσμο για τον οδηγό του σπιτιού.
Πότε τις στέλνω;
Ένα σύντομο καλωσόρισμα μόλις γίνει η κράτηση, τις πλήρεις οδηγίες λίγες μέρες πριν από την άφιξη και μια σύντομη υπενθύμιση την ίδια μέρα.
Τι γίνεται αν ο επισκέπτης φτάσει μετά τα μεσάνυχτα;
Ζητήστε από πριν την πτήση ή το πλοίο και την ώρα άφιξης, βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός θα είναι ενεργός εκείνη την ώρα και δώστε ένα τηλέφωνο για τη νύχτα.
Τι κάνω αν δεν δουλεύει ο κωδικός;
Απαντήστε γρήγορα και προσωπικά, βεβαιωθείτε ότι είναι στη σωστή πόρτα και ότι πληκτρολογεί σωστά τον κωδικό, και δώστε εφεδρικό κωδικό ή κάποιον με κλειδί.
Πρέπει να είμαι διαθέσιμος 24/7;
Όχι απαραίτητα, αλλά δηλώστε τις ώρες σας και ποιος καλύπτει τις υπόλοιπες.
Ελληνικά ή αγγλικά;
Στη γλώσσα του επισκέπτη. Το όνομα στο κουδούνι γράψτε το και με ελληνικούς και με λατινικούς χαρακτήρες.
— Gal Tuvyahu, Promethe